Vragen en antwoorden

Wat het Digitaal Productpaspoort is

Wat is een Digitaal Productpaspoort?

Verordening (EU) 2024/1781 definieert het in Art. 2 (28) als een productspecifieke gegevensverzameling met de vereiste informatie, elektronisch toegankelijk via een gegevensdrager. In de praktijk: op het product zit een QR-code, en wie deze scant ziet een pagina met de details van precies dit product.

Welke gegevens komen in het productpaspoort?

Bijlage III van de verordening geeft het kader: unieke productidentificatie, GTIN, goederencode, gegevens van fabrikant en importeur, conformiteitsverklaring, gebruiksaanwijzing, materialen en zorgwekkende stoffen, reparatie- en verwijderingsinformatie. Welke hiervan verplicht worden voor uw productgroep, wordt vastgelegd in de gedelegeerde handeling voor die groep.

Waar moet de QR-code worden geplaatst?

Volgens Art. 10 van de verordening op het product zelf, op de verpakking of in de begeleidende documenten. Welke hiervan voor uw productgroep geldt, wordt vastgelegd in de gedelegeerde handeling ervan. U ontvangt de QR-code van ons als printbestand voor het label, de verpakking of het typeplaatje.

Wat is het EU-register en wat wordt daar opgeslagen?

Het productpaspoortregister van de Europese Commissie slaat de unieke identificatiecodes van de paspoorten op, niet hun inhoud. De paspoortgegevens zelf blijven bij de marktdeelnemer of diens dienstverlener. Bij registratie geeft het register een registratie-identificatiecode af, die de douane bij invoer controleert. Wij verzorgen de registratie, deze is bij de prijs inbegrepen.

Moet ik de EN-normen over het productpaspoort kopen?

Nee. De normen bieden alleen het vermoeden dat aan de eisen is voldaan. De verplichtingen staan in de Ecodesignverordening en de Uitvoeringsverordening, beide gratis te vinden op EUR-Lex.

Verplichting en termijnen

Vanaf wanneer wordt het Digitaal Productpaspoort verplicht?

De 1e vaste datum is 18.02.2027: vanaf dat moment hebben batterijen boven 2 kWh een batterijpaspoort nodig. Voor de andere productgroepen noemt het werkprogramma van de Commissie het jaar van de gedelegeerde handeling: textiel, banden en aluminium 2027, meubels 2028, elektronica 2029. De verplichting geldt ten minste 18 maanden na de handeling.

Voor wie geldt de verplichting?

Voor iedereen die een product van de betreffende groep op de EU-markt brengt: in de EU gevestigde fabrikanten, importeurs, handelaren en distributeurs die onder eigen naam verkopen. Fabrikanten buiten de EU vervullen de verplichtingen via een gemachtigde vertegenwoordiger in de EU.

Geldt dit ook voor kleine bedrijven?

Ja. De Ecodesignverordening bevat geen algemene vrijstelling voor kleine bedrijven, er is geen minimumhoeveelheid en geen minimumomzet. Alleen de gedelegeerde handeling van een productgroep kan individuele verlichtingen toekennen.

Geldt de verplichting ook voor goederen die al op voorraad zijn?

De verplichting is gekoppeld aan het op de markt brengen, het eerste beschikbaar stellen op de EU-markt. Voor batterijen bepaalt de Batterijenverordening dit uitdrukkelijk: zij geldt voor batterijen die vanaf 18.02.2027 op de markt worden gebracht. Wat vóór die datum op de markt is gebracht, heeft achteraf geen paspoort nodig. Goederen die op die datum nog in uw magazijn liggen en daarna worden verkocht, hebben er wel een nodig.

Wat gebeurt er als een product geen paspoort heeft?

Volgens Art. 9 van de verordening mag een product waarvoor de verplichting geldt niet op de markt worden gebracht zonder beschikbaar productpaspoort. Het verliest de marktoegang. De douane controleert bij invoer de registratie-identificatiecode. De sancties worden door de lidstaten vastgesteld.

Proces en technologie

Kan ik het productpaspoort zelf aanmaken?

Ja, de verordening staat beide toe: de marktdeelnemer beheert de paspoorten zelf of geeft ze aan een dienstverlener. Zelf beheren betekent: de paspoortpagina’s opbouwen en gedurende de hele productlevensduur bereikbaar houden, verifiëren in het EU-register met een gekwalificeerd elektronisch zegel, de paspoorten registreren en een back-up bewaren bij een onafhankelijke derde partij. Precies dat werk nemen wij u uit handen voor 260 € per 12 maanden, naar de bestelpagina.

Welk bestand heb ik nodig voor de bestelling?

Uw productlijst als XLSX of CSV, één rij per product. De indeling bepaalt u zelf: u uploadt het bestand, wij stellen voor hoe uw kolommen aan de paspoortvelden worden gekoppeld, u bevestigt of wijzigt de koppeling. Heeft u geen lijst, download dan onze sjabloon, deze bevat elke kolom met uitleg en 2 voorbeeldrijen.

Wat als mijn bestand fouten bevat?

Wij controleren elke rij vóór de bestelling: ontbrekende verplichte gegevens, verkeerde formaten, dubbele identificatiecodes. Elke bevinding wordt gemeld met het rijnummer uit uw bestand. U betaalt pas zodra het bestand zonder bevindingen slaagt.

Hoe zit het met productwijzigingen?

U uploadt uw bijgewerkte tabel via uw persoonlijke toegangslink uit de bestelbevestiging, en wij wijzigen de betreffende paspoorten. Het adres en de QR-code op het product blijven hetzelfde, er hoeft niets opnieuw gedrukt te worden. Gegevensonderhoud is bij de vergoeding inbegrepen.

Ik ben mijn toegangslink kwijt. Wat nu?

Open labelpass.eu/zugang.php en voer het e-mailadres van uw bestelling in. De link wordt direct opnieuw naar dat adres verzonden.

In welke taal moet het paspoort zijn?

In de taal die door de lidstaat wordt vastgesteld waarop het product wordt verkocht (Art. 7 (8) van de verordening). Verkoop in meerdere landen betekent meerdere taalversies. Daarom kiest u bij de bestelling uw doelmarkten. Wij maken het paspoort in de officiële talen van die landen zonder meerkosten en vertalen ook uw eigen teksten, zoals materiaalgegevens en veiligheidsinformatie. Vóór publicatie tonen wij u elke vertaling. U kunt elke regel wijzigen en met één klik goedkeuren, waarna de pagina’s online gaan.

Hoe lang blijft het paspoort online?

Ten minste voor de verwachte levensduur van het product, zoals vereist door Art. 9 van de verordening. Het moet zelfs beschikbaar blijven als de fabrikant failliet gaat of ophoudt te bestaan. Bij ons blijft elk paspoort 10 jaar vanaf publicatie bereikbaar, ook als het contract eerder eindigt.

Heb ik een eigen elektronisch zegel of registertoegang nodig?

Nee. Het EU-register vereist het gekwalificeerd elektronisch zegel alleen van wie zich verifieert als marktdeelnemer en de paspoorten invoert. Dat doen wij, u heeft noch een zegel noch registertoegang nodig.

Geldt uw aanbod ook voor batterijen?

Ja, met één beperking. Naast de vaste gegevens vereist het batterijpaspoort doorlopende waarden uit het batterijbeheersysteem, zoals resterende capaciteit, aantal laadcycli en temperatuurgebeurtenissen. Geen enkele tabel kan dat leveren, daarvoor is een koppeling met uw systeem nodig. Neem contact met ons op, dan beoordelen wij de inspanning voor uw geval.

Wij zijn buiten de EU gevestigd. Kunt u voor ons optreden?

Ja. Iedereen die vanuit buiten de EU levert, heeft een gemachtigde vertegenwoordiger binnen de EU nodig, die de verplichtingen op zich neemt en bereikbaar is voor autoriteiten. Wij nemen die rol op ons, naast het productpaspoort, onder een aparte overeenkomst. Neem contact met ons op voordat u bestelt.

Prijs en contract

Wat kost het Digitaal Productpaspoort?

Bij ons 260 € voor 12 maanden, inclusief 100 productpaspoorten, de QR-codes, de inschrijving in het EU-register en het beheer van de paspoortpagina’s. Elk extra paspoort kost 0,25 €. 500 paspoorten kosten dus 360 € voor 12 maanden. Alle prijzen exclusief btw, indien van toepassing.

Wat kost toegang tot het EU-register?

Voor registertoegang is geen vergoeding voorzien. Onze vergoeding betaalt voor het aanmaken van de paspoorten, de registratie en het beheer van de paspoortpagina’s.

Hoe lang loopt het contract?

12 maanden vanaf de bestelling, opzegbaar aan het einde van de looptijd. Als het contract eindigt, blijven de al aangemaakte paspoorten nog 10 jaar vanaf publicatie bereikbaar, omdat u wettelijk verplicht bent ze beschikbaar te houden en wij dat op ons hebben genomen.

Wat gebeurt er als ik van aanbieder wil wisselen?

Uw productgegevens zijn van u en u ontvangt ze op elk moment als bestand, ook machineleesbaar per paspoort. Een andere aanbieder kan uw paspoorten daarmee overnemen. De al gepubliceerde paspoortpagina’s blijven bij ons bereikbaar, wij zijn daartoe 10 jaar verplicht.

Deze antwoorden zijn algemene informatie, geen juridisch advies.